Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Microsoft Teams“

Wir möchten Dich nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ informieren.

Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlich im Sinne des Datenschutzrechts ist die:

Agora Digitale Transformation gGmbH (ADT)
Geschäftsführer: Dr. Stefan Heumann
Krausenstraße 8
10117 Berlin

Du findest weitere Informationen zu unserer Organisation, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum auf unserer Internetseite: https://agoradigital.de/impressum

Bei Fragen zum Datenschutz wende Dich sehr gern an die Mailadresse datenschutz@agoradigital.de

Wir sind zur Benennung eines:r Datenschutzbeauftragten nicht verpflichtet und haben auch keinen benannt.

Hinweis: Wenn Du die Internetseite von „Microsoft Teams“ aufrufst, ist der Anbieter von „Microsoft Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Microsoft Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Microsoft Teams“ herunterzuladen. Wenn Du die „Microsoft Teams“-App nicht nutzen willst oder kannst, kannst Du „Microsoft Teams“ auch über Deinen Browser nutzten. Der Dienst wird dann über die Website von „Microsoft Teams“ erbracht.

Zu welchem Zweck werden Daten verarbeitet?

Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend Online-Meetings genannt). „Microsoft Teams“ ist ein Service der Microsoft Ireland Operations Limited.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Du vor, bzw. während der Teilnahme an einem Online-Meeting machst.Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Angaben zum:r Benutzer:in: z. B. Anzeigename („Display Name“), ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), bevorzugte Sprache
• Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort
• Interaktionsdaten: z.B. Meldungen, Nutzung der Fragefunktion, Verwendung von Reaktionen
• Text-, Audio- und Videodaten: Du hast ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Dir gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Deines Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Du kannst die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten, bzw. stummstellen.

Wir verwenden „Microsoft Teams“, um Online-Meetings durchzuführen. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Dir das im Voraus transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten.

Im Falle von Bewerbungsgesprächen erfolgt grundlegend keine Aufzeichnung.

Die Chatinhalte werden bei der Verwendung von Microsoft Teams protokolliert. Wir speichern die Chatinhalte für einen Zeitraum von einem Monat. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte länger speichern. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert die Verarbeitung?

Erfolgt die Verarbeitung zum Zweck von Bewerbungsgesprächen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 12 lit. a) DSGVO auf Basis Deiner Einwilligung. Diese holen wir gesondert ein.

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten unserer Organisation verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.

Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung.

Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.

Im Rahmen von Bewerbungsgesprächen verarbeitete Daten werden entsprechend unserer Datenschutzinformationen für Bewerbende nur intern an die am Bewerbungsprozess beteiligten Personen weitergegeben.

Darüber hinaus erhält lediglich der Anbieter der Videokonferenzsoftware notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Microsoft Ireland Operations Limited“ vorgesehen ist.

Beachte bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Teams“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt.

Wir haben mit dem Anbieter von „Teams“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Für diese Drittland-Verarbeitungen haben wir sog. EU-Standardvertragsklauseln mit dem Dienstleister abgeschlossen. Ferner ist der Anbieter nach dem sog. EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert.

Deine Rechte als Betroffene:r

Du hast das Recht auf Auskunft über die Dich betreffenden personenbezogenen Daten. Du kannst Dich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, verlangen wir ggf. Nachweise von Dir, die belegen, dass Du die Person bist, für die Du dich ausgibst.

Ferner hast Du ein Recht auf Berichtigung, Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Dir dies gesetzlich zusteht.

Schließlich hast Du ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Möchtest Du von deinen Betroffenenrechten Gebrauch machen wende Dich gern an die Mailadresse datenschutz@agoradigital.de oder an die angegebene Postadresse.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht.

Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche zu prüfen, gewähren oder abwehren zu können.

Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Daten von Bewerberinnen und Bewerbern werden im Falle einer nicht erfolgreichen Bewerbung nach 6 Monaten gelöscht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Du hast das Recht, Dich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen.