Einleitung und Kontext
Eine professionelle IT-Beschaffung und damit verknüpfte Instrumente zur Qualitätskontrolle und Ausgabensteuerung sind ein wichtiger Baustein bei der Verwaltungsdigitalisierung auf Bundesebene. Denn in der Regel entwickelt die Bundesverwaltung IT-Dienste und -Lösungen nicht selbst, sondern kauft diese am Markt ein oder beauftragt ihre Entwicklung und Betrieb. Für die IT-Beschaffung und damit verknüpftes IT-Controlling existieren bereits zahlreiche Standards und Handreichungen. In diesem Papier wollen wir einen Überblick über die wichtigsten Dokumente geben.
Die ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT) schaffen bereits eine Basis für standardisierte Verträge in der IT-Beschaffung des Bundes. Dieses Papier baut auf dem bestehenden Vertragswerk der EVB-IT und den geltenden IT-Standards und Richtlinien der EU und des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) auf und zeigt, wie welche relevanten IT-Kennzahlen und -Kriterien über kritische Dimensionen, von Sicherheit, zur Funktionalität, bis hin zur Betriebsführung und Kosten- und Nutzungseffizienz damit verknüpft werden könnten. Die Bewertung der KPIs ist in der Regel nur über eine Erhebung der hierfür relevanten Informationen bei den IT-Dienstleistern möglich und müsste im Vertragsmanagement bei der Beauftragung entsprechend berücksichtigt werden. Mit einem hier skizzierten Prozess zur Erhebung der notwendigen Informationen für das Beschaffungscontrolling und einer kontinuierlichen Prüfung (des Lieferanten-Monitoring) können Risiken, insbesondere im Bereich der Cyber-Sicherheit und der physischen Sicherheit, vermieden werden. Grundlage für einen solchen Prozess bieten Konzepte aus dem Beschaffungscontrolling und Vertragsmanagement, die in der Wirtschaft bereits umgesetzt werden.
